2.8 asignación de roles y/o funciones

El mundo, un gran escenario

Imaginemos que el mundo es un gran teatro y que cada uno de nosotros tiene asignado un papel que le toca representar. Pero ese papel ¿nos ha sido asignado o lo hemos ido creando nosotros paso a paso? Posiblemente ambas cosas son ciertas.
Este teatro especial está formado por una diversidad de escenarios y en no pocas ocasiones el papel que representamos en cada uno de ellos es distinto, aunque habrá una parte esencial de nosotros mismos que se mantendrá siempre presente.
En este bloque vamos a comprender cómo cada uno de nosotros asumimos y elaboramos nuestro rol.

Rol

Intente mentalmente definir qué entiende por rol y enumere los distintos tipos que pueda tener asignados: estudiante, hijo, padre o madre, amigo, docente, líder, animador del grupo, etc.
Dedique un tiempo a reflexionar y observe cómo cada uno de nosotros puede asumir un tipo u otro de rol en función de una determinada situación o contexto, de un escenario en particular.
El rol establece quién debe hacer cierta cosa, cuándo y dónde.
Este concepto implica, pues:
Una obligación (un médico debe atender a un paciente).
Una expectativa (el paciente espera que el médico le examine).

Categorizar

El rol nos permite clasificar a las personas, nos facilita nuestra percepción del entorno social y nos la simplifica.
Voy a una entrevista de trabajo. Identifico a la chica vestida de motorista como una mensajera y a la persona sentada detrás de un mostrador como al administrativo que me podrá indicar dónde debo esperar.
Esta categorización es siempre subjetiva ya que en todo momento hay una parte de información sobre el otro que se nos escapa; categorizamos en función de ciertas características (manera de vestir, de expresarse, etc.).

Rol e identidad

El rol guía nuestra actuación. Cuando asumimos un rol, debemos clarificar qué somos y que se espera de nosotros; esto es lo que determina nuestra identidad. Cuando tenemos problemas para realizar este proceso, aparecen los conflictos de rol. Si como coordinador de un grupo me dedico la mayor parte de mi tiempo a atender el teléfono, esto repercutirá en la función que me corresponde. Deberé plantearme si hay un problema en mi rol como coordinador o si los demás me han atribuido un papel que no corresponde al que me toca ejercer.
Asumir un rol implica acomodar nuestro comportamiento al de las demás personas ligadas a nosotros.
Todos esperaban que yo diera una solución al conflicto que estalló entre María y Pedro. Este papel conciliador que me han asignado a veces me hace sentir incómoda.

Rol y creación

La elaboración del rol implica un proceso de creación continua. Las personas evolucionamos. Esto se manifiesta sobre todo en el terreno de las relaciones sociales.
Adaptamos nuestra acción según las reacciones que provocamos en los demás. Esto implica que la asunción del rol puede sufrir importantes modificaciones.
Al iniciarme en mi puesto de director de proyecto, asumí un rol autoritario. Pensé que así impondría respeto y orden en el equipo y eso optimizaría la organización del trabajo. Con el tiempo he aprendido que los individuos rinden más cuando se sienten responsables y partícipes de las decisiones. Ahora mi talante es mucho más democrático.
Este individuo ha evolucionado en su rol.

Asunción y elaboración del rol

El doble rol

Dentro de un equipo de trabajo, cada uno de los miembros asume un rol profesional determinado por el tipo de tarea que realiza. Sin embargo, existen otro tipo de roles que vienen condicionados por las relaciones que se establecen dentro del equipo. Es importante tomar conciencia del papel que cada uno de nosotros representa dentro del equipo.
En este apartado vamos a analizar las características del rol informal dentro de un equipo.

Caso: La agencia de publicidad

Carmen es publicista de la conocida agencia Open Design y, por su experiencia dentro la empresa y por su buena dirección de equipos de trabajo, durante este trimestre le han propuesto dirigir y coordinar un proyecto de marketing para un cliente tradicional muy importante, la empresa Spots S.A.
En la pasada reunión debía decidirse la idea base para llevar a cabo el proyecto a partir de las aportaciones de todo el equipo. Todas las miradas estaban puestas en Carlos, el diseñador gráfico, ya que él siempre tiene en mente nuevas y creativas propuestas. Este hecho hizo relajar al grupo en el momento de aportar esas nuevas ideas, y provocó que Carlos se mostrara algo molesto. Además Jorge, que también forma parte del equipo, siempre encuentra muchos inconvenientes en las propuestas que hace Carlos. María es una persona muy sistemática y organizada en su trabajo y suele apoyar las propuestas de Carlos, poniendo siempre calma en los momentos de tensión dentro del grupo.
¿Cuántos roles puede identificar en esta situación? ¿Existen diferencias significativas entre ellos?

Rol formal y rol informal

Podemos señalar, por un lado, los roles de Carmen como directora-coordinadora y el de publicista. Son roles que vendrían determinados por el tipo de tarea que ella desempeña. Los denominaremos roles formales.
Por otro lado, podemos señalar el rol de elaborador de propuestas. Hay una expectativa, el equipo espera que Carlos haga propuestas. Este rol viene impuesto por la percepción que los otros tienen de Carlos. Y es lo que identificaríamos como rol informal.

Identificación del rol informal

El rol informal viene determinado por:
Una situación. Un ambiente de trabajo en equipo dentro de la empresa de publicidad. Quizá Carlos, en otra situación como podría ser la elección de una actividad de ocio en grupo, sería incapaz de realizar aportaciones interesantes para los demás.
Nuestra actitud. Nuestra manera de actuar dentro del equipo marcará la percepción que los demás tengan de nosotros y el consiguiente rol que nos asignen. Se ha confiado en Carmen para dirigir este proyecto por su buena gestión de equipos.
La percepción que el otro tenga de nosotros. No basta con tener o creer que tenemos una determinada actitud. Es fundamental la manera como los demás perciben esa actitud.
Carlos participa y los demás perciben que lo que él dice es coherente e interesante. Podría darse el caso de personas que, a pesar de realizar buenas aportaciones, no sean bien percibidas a causa de su forma de comunicarse (tono de voz, lenguaje...).

Tipología

Existen diferentes tipos de rol informal:
Mediador: aquel que se caracteriza por ser un buen líder, de discurso tranquilo y de talante abierto. ¿Sería Jorge un buen ejemplo de ello? ¿O quizá Carmen?
Analítico: persona sistemática, organizada y perfeccionista. ¿Podríamos identificar a María en este rol informal?
Ególatra: es una persona extrovertida y su discurso suele ser arrogante, pudiendo llegar a ser agresivo.
Cooperativo: posee habilidades interpersonales, es un individuo equilibrado y le preocupa el bien común del equipo.
Manipulador: es una persona individualista y le importa ante todo su éxito personal, aunque sea a costa de pisar a los demás.
Evidentemente, existen diferentes teorías sobre los tipos de roles. Cada teoría propone unos estereotipos diferentes. En el campo del trabajo en equipo dentro de los proyectos, una de las teorías más seguidas es la de los Roles de Belbin, que puede encontrar descritos en documentos adjuntos de este bloque.

Reconocer roles

Intente reconocer posibles roles informales que les han sido asignados. Prevea posibles problemas que pueden surgir e identifique habilidades que potenciar. Ese tiempo de reflexión y análisis le va a aportar una información muy valiosa y útil sobre la dimensión social del equipo.

Relaciones sociales y atracción interpersonal

Conectando con los demás

Todos hemos podido comprobar que, dentro de un grupo, nos sentimos más llamados a relacionarnos con unos miembros que con otros. En la mayoría de ocasiones, ese sentimiento es recíproco y es frecuente la utilización de la expresión ¡Conectamos!, ya que sin causas aparentes tendemos hacia un tipo de personas que nos hacen sentir más cómodas.
En esta lección vamos a analizar qué elementos favorecen la atracción interpersonal.

Caso: Los demás y yo

Hoy Jorge se ha parado a pensar sobre la importancia que tienen las relaciones dentro del departamento en la empresa que trabaja. Äl es una persona abierta, que tiene una relación cordial con todos los miembros.
Sin embargo, hay ciertas personas del equipo con las que les une una sensación especial. Ha tratado de analizar a qué es debido. Piensa que este proceso puede ayudarle a conocerse más a fondo, y con ello optimizar su relación con los demás.

Proximidad

Normalmente intentamos relacionarnos con personas próximas a nosotros en distancia física, aunque actualmente los medios de comunicación (e-mail, chat, etc.) favorecen que esta distancia se acorte.
¿Cómo empezó mi relación con Judith? La conocí en un viaje en tren que hice estas vacaciones y hablando resultó que vivíamos en la misma ciudad. En septiembre volvimos a quedar para vernos, aunque durante las épocas que por trabajo no podemos vernos nos hablamos por e-mail.

Afinidades entre personas

Nos sentimos atraídos hacia personas que coinciden con nosotros en temas fundamentales de tipo ideológico, valores... Esto otorga coherencia entre nuestro pensamiento y nuestro comportamiento.
Jorge y yo siempre hemos sido muy afines, coincidimos en nuestra forma de pensar. Por ejemplo, para ambos es fundamental la política social de la empresa, y esto se nota en el funcionamiento del departamento.
El percibir en el otro temas afines nos anima a esperar resultados óptimos de la relación que tenemos en común.

Aceptación

Tendemos a aproximarnos a personas con las que intuimos que nos aceptarán de forma positiva. De manera recíproca esto también hace que el otro sea apreciado por nosotros.
Cuando exponía mis ideas, había miembros del grupo que se limitaban a mirarme sin ninguna expresión en el rostro y de vez en cuando desviaban la mirada hacia la mesa. Elena, sin embargo, me escuchaba con atención y asentía con convencimiento a mi discurso. Pronto supe que con ella me entendería.
En ocasiones la primera sensación que tenemos de alguien que no conocemos es que no conectamos e intuimos esa misma sensación de forma recíproca. Pero el hecho de relacionarnos con esa persona y ver que toma interés por nosotros puede hacer que automáticamente desaparezca esa sensación. Debemos evitar esas primeras impresiones y darnos una oportunidad tanto a nosotros mismos como al otro.

Dar y recibir

Las personas tendemos a medir el atractivo de una relación por el tipo de gratificación que obtenemos a cambio. Normalmente las relaciones perduran cuando el intercambio entre los interesados es equilibrado. Presumiblemente cuanto más tenga una persona que ofrecer (su generosidad, amabilidad, disponibilidad para el otro, etc.), mayor será la demanda por su relación. Esto podemos aplicarlo a todos los ámbitos (profesional, afectivo, etc.).
A principios de Octubre me incorporé en la empresa y mi relación profesional con Jorge y el resto del departamento es buena. El hecho de que comparta un par de proyectos con Jorge hace que él me enseñe el funcionamiento de los procesos establecidos en el departamento. Por otro lado, los conocimientos que tengo de la profesión hace que Jorge esté también interesado en trabajar conjuntamente.

¿Qué nos atrae?

Párese a pensar en personas con las que tenga mucha relación e intente analizar:
¿Tienen una manera de pensar similar?
¿Sus gustos por actividades de ocio coinciden?
¿Qué le ofrece esa amistad?
¿Qué cree que usted aporta a la amistad?
¿Coinciden en el estilo de vestir?
¿Cómo se conocieron?
¿Cuál fue la primera impresión?
Esto le ayudará a concienciarse de aquellos elementos que le atraen de otras personas, y a la vez a descubrir qué aspectos propios atraen a las otras personas de usted.

Conflictos de rol

Cada oveja en su corral

Esta premisa se puede aplicar a cualquier entorno social. Cuando en un determinado ambiente no sabemos encontrar nuestro lugar, sentimos inseguridad e incomodidad. Así mismo, si tenemos un rol asignado y percibimos que alguien nos lo invade nos sentimos acosados.
En la empresa estas sensaciones son frecuentes y originan reacciones en las personas que van desde la ligera incomodidad a un verdadero estrés.
En esta lección vamos a analizar la existencia de posibles conflictos de rol en situaciones determinadas.

Caso: ¿Dónde está mi lugar?

Juan es director de recursos humanos de la empresa Curtidos S.A. Ya en su primer día, se da cuenta de que algo no funciona y de que las expectativas que él tenía al principio no tienen nada que ver con la realidad. Hay unos roles muy marcados, parece que el personal es reacio a cualquier cambio o innovación...

Déficit de información

El primer día de trabajo me encontré sentado en mi despacho con una mesa vacía delante y sin que nadie me informara de qué se esperaba de mí. Todos daban por hecho que eso es lo que yo debía demostrar.
¿Qué sensación puede tener esta persona?
Esta situación ocurre cuando desconocemos qué resultados se esperan de nuestro trabajo.
Podemos tener un cargo asignado, como director de recursos humanos, pero alguien debe indicarnos al menos al principio, cómo llevar a cabo esa función dentro de la empresa. Por ejemplo: ¿qué política sigue la empresa?, ¿se espera que reformemos algún aspecto?, ¿qué nivel de maniobra tenemos?, ¿con qué recursos contamos? etc.

Falta de soporte

Cité a los distintos cargos directivos para informarles de los resultados que había extraído de mi estudio sobre las relaciones laborales en la empresa y ver de qué manera podíamos llegar a una solución conjunta. Nadie acudió a la reunión; argumentaron que tenían las agendas muy ocupadas.
Cuando se percibe que el rol que ocupamos es poco valorado por los demás, la sensación de inseguridad puede abrumarnos: "¡Hago un trabajo inútil! ¡No sirvo para esto!".

Invasión de rol

Ocurre cuando existe una mala división de funciones entre los miembros de un grupo o equipo de trabajo. Ésta puede estar originada por:
Problemas de organización. La persona responsable no tiene habilidades de gestor.
El objetivo de la tarea está mal definido.
Invasión consciente de otro compañero por motivos diversos.
Al ir a buscar las fichas de candidatos a ese nuevo puesto de trabajo, Luisa, la secretaria del antiguo director de recursos humanos, me dijo que ella ya había realizado la primera selección de posibles candidatos. Una comunicación fluida entre los miembros del equipo puede resolver estos conflictos de invasión de rol.

Distancia de rol

Me quedé ingratamente sorprendido cuando me dijeron que el tema de selección de personal lo llevaba exclusivamente el gerente de la empresa, y que mi función consistía simplemente en pasar los tests psicológicos e interpretar los resultados.
Este problema se origina cuando el rol se contradice con el concepto que nosotros tenemos.

Tensión de rol

Ocurre cuando:
Existe contradicción entre nuestros valores y la función que nos toca ejercer.
Me recomendaron no seleccionar currículos de personas jóvenes para este puesto de trabajo.
Nos llegan mensajes que se contradicen entre sí.
Según el estudio de riesgos laborales, debemos invertir una determinada suma de dinero en mejorar las condiciones de trabajo. El gerente de la empresa nos bombardea constantemente con mensajes de contención del gasto.

Los roles de equipos y los tipos psicológicos en la dirección de equipos de proyectos

Como se comentó en apartados anteriores, existen muchas teorías diferentes sobre los roles de equipos. Dentro del campo de roles de equipos en la dirección de proyectos, una de las teorías más utilizada son los Roles de Belbin. Se proporcionan al alumno documentos complementarios sobre esta teoría (relacionado con los apartados 1 y 2 de este documento).